Exporter vers la paie (CSV / XLSX)

Clocknet fournit deux types de fichiers pour la paie. Le fichier de paie, payroll.csv, contient la paie calculée par Clocknet pour chaque pointage. Les rapports donnent les heures par membre, projet ou client, en CSV ou XLSX, pour un logiciel de paie qui fait ses propres calculs.

Avant d'exporter

• Approuvez d'abord la période. Clocknet calcule la paie d'une semaine quand le membre la soumet : une semaine que personne n'a soumise n'est pas encore dans le fichier de paie. En approuvant les semaines avant l'export, vous payez des heures que quelqu'un a vérifiées. Voir Approuver le temps.
• Configurez la paie. Les montants viennent de vos jeux de règles de paie et du taux de paie de chaque membre. Un membre sans taux de paie a bien ses heures dans le fichier, mais son taux et sa paie brute valent 0.
• Sachez ce qui est exclu. Les pointages rejetés ou supprimés ne sont pas payés, ils ne sont donc pas dans le fichier. Les membres dont le compte a été supprimé depuis y restent, car les heures qu'ils ont travaillées sont toujours dues.

Télécharger le fichier de paie

1. Dans l'administration web, ouvrez Congés et paie, puis Jeux de règles de paie.
2. Cliquez sur Exporter la paie. Ce bouton s'affiche si vous pouvez gérer la paie, ce qui est le cas du propriétaire de l'espace de travail et des administrateurs RH.
3. Choisissez les dates Du et Au. Les deux sont incluses, suivent le calendrier de votre espace de travail, et couvrent d'abord le mois en cours.
4. Cliquez sur Télécharger pour enregistrer payroll.csv, puis importez-le dans votre logiciel de paie.

Le propriétaire et les administrateurs RH obtiennent tous les membres dans le fichier. Toute autre personne qui peut gérer la paie obtient ses propres lignes et celles des personnes qui lui sont rattachées.

Les jeux de règles de paie, et donc le fichier de paie, sont inclus dans l'offre Enterprise. Avec les autres offres, exportez les heures depuis la page Rapports, comme décrit plus bas.

Le contenu de payroll.csv

Le fichier compte une ligne par pointage. Les noms de colonnes restent en anglais, quelle que soit la langue dans laquelle vous utilisez Clocknet : un import configuré une fois continue de fonctionner.

• user_id : l'identifiant Clocknet du membre.
• date : le jour où le pointage a commencé, selon le calendrier de votre espace de travail.
• regular_hours, ot_hours, doubletime_hours : les heures à chaque taux.
• premiums : les majorations de nuit, de week-end et de jour férié, chacune avec ses heures et son coefficient.
• rate_cents et currency : le taux horaire appliqué, en centimes, et sa devise.
• cost_center_id : le centre de coûts du pointage, ou celui du membre.
• gross_cents : la paie brute du pointage, en centimes.
• rule_set_id : le jeu de règles de paie utilisé.

Les heures par membre, projet ou client

Ouvrez Rapports dans le menu latéral. Choisissez les dates (la page s'ouvre sur le mois en cours jusqu'à aujourd'hui), et affinez si besoin avec Projet, Membre, Groupe / département et Client. Regrouper par ajoute un sous-total par membre, projet ou client. Total suivi et Facturable additionnent les pointages affichés en dessous.

Choisissez ensuite un fichier :

• Télécharger les pointages (CSV) et Pointages (XLSX) : une ligne par pointage de la liste ci-dessous, avec le nom et l'identifiant du membre dans les deux dernières colonnes. Ils utilisent les mêmes dates et les mêmes filtres que la liste.
• Télécharger les heures par projet (CSV) et Heures par projet (XLSX) : les heures par projet et par membre, additionnées à partir des pointages de la liste ci-dessous. Les pointages en cours et refusés ne sont pas comptés.
• Mettre un export en file : prépare le fichier en arrière-plan avec tous les filtres. Choisissez Temps suivi ou Analyse de présence, XLSX ou CSV, et un Format de date et un Format d'heure que votre logiciel de paie sait lire. Une fois prêt, téléchargez-le depuis la File d'exportation, dans Rapports.

Les fichiers d'heures par projet, les fichiers XLSX, Mettre un export en file et la file d'exportation sont inclus dans les offres Pro et Enterprise. Avec Basic, utilisez Télécharger les pointages (CSV).

Quel export choisir

• Votre logiciel de paie importe des lignes de paie : payroll.csv.
• Il importe des heures et calcule la paie lui-même : un export des pointages depuis Rapports, ou un export en file avec vos filtres et votre format de date.
• Vous voulez un total rapide par personne, à vérifier à l'œil : Exporter en CSV sur la page Feuilles de temps. Ses noms de colonnes sont dans votre langue : ne l'utilisez pas pour un import. Voir Lire les feuilles de temps.