Clocknet est un service de suivi du temps exploité par [TO CONFIRM: dénomination sociale, adresse et numéro d'immatriculation]. Le responsable de vos données dépend du type de données.
- Les données de l'espace de travail de votre employeur, comme vos pointages, votre localisation, la vérification faciale, vos congés, votre paie et les approbations : votre employeur en est le responsable du traitement. Nous les traitons pour son compte, en tant que sous-traitant.
- Les données que nous collectons pour nous-mêmes, comme les informations d'inscription et de facturation de la personne qui crée un espace de travail, les messages envoyés depuis ce site et les demandes d'assistance : nous en sommes le responsable du traitement.
Si vous utilisez Clocknet par l'intermédiaire de votre employeur, adressez d'abord vos demandes à votre employeur. Si une demande nous parvient, nous la transmettons à votre employeur et l'aidons à y répondre.
Les données traitées dépendent des fonctionnalités activées dans votre espace de travail :
- Compte et profil : votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre photo de profil, votre rôle, votre équipe ou filiale et votre matricule.
- Données de travail : arrivées et départs pointés, pauses, feuilles de temps, projets et tâches, services, demandes de congé et leurs pièces jointes, taux de rémunération et paie calculée, et approbations.
- Données de l'appareil (application mobile) : plateforme, identifiant d'installation, modèle du téléphone, versions du système et de l'application, et jeton de notification push.
- Données de connexion et de sécurité : un journal des modifications faites dans l'espace de travail, les liens d'authentification unique (SSO), les clés d'accès et les réglages de la double authentification. L'adresse IP est enregistrée avec les consentements et les vérifications faciales.
- Rapports de plantage de l'application et du site, envoyés à Sentry. Ils sont configurés pour ne pas joindre votre nom, votre adresse e-mail ni votre adresse IP.
Votre employeur décide si Clocknet utilise la localisation. Dans ce cas :
- Quand vous pointez l'arrivée, l'application lit votre position une fois et notre serveur la compare aux sites (zones) de votre espace de travail. Si votre espace de travail l'exige et que vous êtes hors de tout site, le pointage est refusé, ou envoyé à un responsable pour approbation si votre espace de travail le permet. Votre position au pointage du départ peut aussi être enregistrée.
- Le partage de la position pendant un service reste désactivé tant que vous ne l'activez pas dans Profil, sous Localisation en arrière-plan. Nous gardons une trace des dates d'activation et de désactivation.
- Avec le partage activé et un service en cours, l'application enregistre votre position à intervalles réguliers (toutes les 2 minutes par défaut) tant qu'elle est ouverte. Chaque relevé indique sa précision et si votre téléphone le signale comme simulé.
- Si vous autorisez aussi la localisation en arrière-plan, votre téléphone prévient l'application quand vous entrez sur l'un de vos sites ou le quittez, même application fermée, et l'application enregistre votre position à ce moment-là. Clocknet ne suit pas votre position en continu en arrière-plan.
- L'enregistrement s'arrête quand vous pointez le départ. Notre serveur refuse les données de localisation de toute personne qui n'a pas activé le partage.
- Les responsables ne vous voient sur la carte en direct que pendant votre service avec le partage activé, et seulement si vous faites partie de l'organisation qu'ils gèrent.
- Si vous désactivez le partage, l'application arrête l'enregistrement et vos données de localisation sont supprimées sous 24 heures.
La vérification faciale est facultative. Votre employeur décide de l'activer ou non pour l'espace de travail.
- Avant la configuration, l'application vous montre le texte de consentement et vous demande votre accord. Nous enregistrons la version acceptée, la date et l'adresse IP utilisée.
- Lors de la configuration, votre photo est envoyée à AWS Rekognition, qui crée un modèle facial : une représentation mathématique de votre visage, et non la photo elle-même. Les modèles sont stockés dans des collections chiffrées, une par espace de travail.
- Votre photo est supprimée dès que le modèle est créé, sauf si votre employeur fixe une durée de conservation des photos.
- Quand vous pointez l'arrivée, et le départ si votre espace de travail le demande, un nouveau selfie est comparé à votre modèle. Nous conservons l'heure et le résultat de chaque vérification.
- Si une vérification échoue, les réglages de votre espace de travail décident si le pointage est refusé, pour que vous puissiez réessayer, ou accepté et signalé pour examen. Une vérification échouée ou manquante ne supprime jamais les heures déjà enregistrées. Une personne les examine. Clocknet ne prend aucune décision sur votre paie de lui-même.
- Si vous refusez ou retirez votre consentement, vous pouvez toujours pointer. Vos pointages sont signalés comme non vérifiés par le visage.
- Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment dans Profil. Votre enrôlement est retiré, votre modèle facial est supprimé d'AWS Rekognition et vos vérifications les plus récentes sont supprimées sous 24 heures. La suppression de votre compte supprime aussi vos données faciales.
- Nous utilisons les données faciales uniquement pour confirmer que c'est bien vous qui pointez l'arrivée ou le départ. Nous ne les vendons jamais et ne les utilisons à aucune autre fin.
Calendrier de conservation : votre modèle facial est supprimé quand vous retirez votre consentement ou supprimez votre compte. Quand un espace de travail est fermé, les modèles faciaux sont supprimés avec le reste de ses données 30 jours plus tard. [TO CONFIRM: le délai de suppression quand un employeur retire un membre, comme l'exigent des lois telles que l'Illinois Biometric Information Privacy Act.]
[TO CONFIRM: Maroc. La délibération 478-2013 de la CNDP range le suivi du temps de travail et de la présence des salariés parmi les finalités pour lesquelles la biométrie n'est pas admise, et tout traitement biométrique exige une autorisation préalable de la CNDP. Le service juridique doit décider comment la vérification faciale est proposée aux espaces de travail au Maroc, et si la société qui exploite Clocknet doit faire des déclarations ou demander des autorisations à la CNDP au titre de la loi 09-08.]
Votre employeur choisit la base légale des données de son espace de travail, en général le contrat de travail ou une obligation légale comme la tenue des registres du temps de travail. Concrètement :
- Enregistrer le temps, établir les feuilles de temps, planifier les services, gérer les congés et les approbations, et calculer la paie : exécution du contrat de travail et respect des obligations légales.
- Vérifier que vous êtes sur votre site quand vous pointez l'arrivée : intérêt légitime de votre employeur à disposer de relevés de présence exacts.
- Vérification faciale : votre consentement explicite (article 9 du RGPD).
- Localisation pendant un service : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment dans Profil.
- Nos propres finalités : facturer le titulaire de l'espace de travail, assurer la sécurité du service, répondre aux demandes d'assistance et respecter nos obligations légales.
Nous n'utilisons pas vos données à des fins publicitaires et nous ne les vendons pas.
- Votre employeur et les personnes qu'il autorise dans Clocknet, comme les administrateurs et les responsables. Ce que chacun voit dépend de son rôle et de la partie de l'organisation dont il s'occupe.
- Des prestataires qui traitent des données pour nous sous contrat (sous-traitants ultérieurs). Dans la configuration actuelle : Amazon Web Services pour la comparaison faciale, Sentry pour les rapports de plantage, Expo pour l'envoi des notifications push vers l'application et Cloudflare pour le trafic réseau vers ce site. [TO CONFIRM: la liste complète et la région de chaque prestataire, dont l'hébergeur des serveurs, le stockage des fichiers, le fournisseur d'e-mails, les fournisseurs de cartes (Google Maps sur la page d'inscription, OpenStreetMap dans l'éditeur de zones, cartes de l'application mobile), et si le résumé IA facultatif du tableau de bord (Anthropic) est activé en production.] La liste complète sera publiée sur notre page RGPD.
- Les autorités publiques, quand la loi l'exige.
[TO CONFIRM: le pays où sont hébergés les serveurs et les fichiers de Clocknet.] La comparaison des visages avec AWS Rekognition se fait dans la région eu-west-1 (Irlande), dans l'Union européenne.
Quand des données personnelles de l'Espace économique européen sont transférées vers un pays sans décision d'adéquation, nous utilisons les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou une autre garantie prévue par le RGPD. [TO CONFIRM: la garantie en place avec chaque sous-traitant ultérieur.]
Pour les espaces de travail au Maroc, les transferts à l'étranger suivent la loi 09-08 et les règles de la CNDP, l'autorité nationale de protection des données. [TO CONFIRM: si chaque pays de destination figure sur la liste de la CNDP ou nécessite son autorisation.]
Durées de conservation par défaut :
- Données de localisation enregistrées pendant les services : 90 jours. Votre employeur peut modifier cette durée. Si vous désactivez le partage, vos données de localisation sont supprimées sous 24 heures.
- Photos du visage : supprimées dès que le modèle facial est créé, sauf si votre employeur fixe une durée de conservation.
- Modèle facial : conservé jusqu'à ce que vous retiriez votre consentement, reconfiguriez la vérification faciale ou supprimiez votre compte.
- Journal des modifications faites dans l'espace de travail : 2 ans.
- Sauvegardes : [TO CONFIRM: durée de conservation des sauvegardes en production].
- Données de travail comme les pointages et les feuilles de temps : votre employeur décide de leur durée de conservation, dans les limites fixées par le droit du travail.
- Après la suppression de votre compte : votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre photo et vos données faciales sont effacés immédiatement. Votre employeur conserve vos relevés de temps, feuilles de temps, paie et congés, rattachés à votre matricule et non à votre nom, comme l'exige le droit du travail.
- Après la fermeture d'un espace de travail : ses propriétaires disposent de 30 jours pour exporter ses données, puis nous les supprimons. Les copies présentes dans les sauvegardes sont supprimées quand ces sauvegardes expirent.
Le trafic vers Clocknet est chiffré en HTTPS. Tous les espaces de travail partagent une même base de données, et chaque requête sur les données d'un espace de travail est limitée à cet espace. Les accès dépendent du rôle de chacun et les modifications sont consignées dans un journal. Les modèles faciaux sont conservés dans des collections AWS Rekognition chiffrées, une par espace de travail.
Notre page Sécurité explique plus en détail comment nous protégeons le service.
Selon la loi qui s'applique à vous, vous pouvez demander à :
- consulter les données que nous détenons sur vous et en obtenir une copie
- corriger des données inexactes
- supprimer vos données
- limiter l'utilisation de vos données, ou vous opposer à une utilisation
- recevoir vos données dans un format réutilisable par un autre service
- retirer un consentement donné, par exemple pour la vérification faciale ou la localisation en arrière-plan. Cela ne remet pas en cause ce qui a été fait avant.
- déposer une réclamation auprès d'une autorité de protection des données, comme celle de votre pays de l'UE ou la CNDP au Maroc
Vous pouvez faire une partie de ces démarches vous-même :
- Télécharger mes données, dans Confidentialité et données de l'application ou sur votre page de profil sur le web, vous donne une copie de votre profil, de vos appareils, de vos pointages et pauses, de vos consentements et vérifications faciales, de vos notifications et des modifications que vous avez faites.
- Supprimer le compte, dans l'application, efface votre compte immédiatement. Si vous n'avez pas l'application, suivez les étapes de la page /account/delete de ce site.
- Vérification faciale et Localisation en arrière-plan, dans Profil, vous permettent de retirer ces consentements.
Nous répondons aux demandes sous un mois. Si vous utilisez Clocknet par l'intermédiaire de votre employeur, nous lui transmettons votre demande, comme expliqué plus haut.
Ce site utilise des cookies essentiels pour garder votre session ouverte, protéger les formulaires et mémoriser votre langue. Le site en a besoin pour fonctionner, ils ne peuvent donc pas être désactivés.
Quand vous fermez le bandeau cookies ou passez du mode clair au mode sombre, ce choix est enregistré dans votre navigateur, pas dans un cookie, et ne nous est pas envoyé.
Nous n'utilisons pas de cookies de mesure d'audience ni de cookies publicitaires. Si nous en ajoutons, nous mettrons à jour cette notice et vous demanderons votre accord avant de les déposer.
Clocknet est un outil professionnel qui ne s'adresse pas aux enfants. [TO CONFIRM: l'âge minimum, par exemple 16 ans.] Si vous pensez que des données d'un enfant se trouvent dans Clocknet, contactez son employeur ou nous-mêmes et nous aiderons à les supprimer.
Nous pouvons mettre à jour cette politique quand Clocknet ou la loi change. La date en haut de la page indique la dernière modification. [TO CONFIRM: comment les changements importants sont annoncés, par exemple par e-mail aux titulaires des espaces de travail ou par un avis dans l'application.]
Questions et demandes sur la confidentialité : [TO CONFIRM: adresse e-mail de contact, et si un délégué à la protection des données est désigné].
Adresse postale : [TO CONFIRM: adresse du siège de la société qui exploite Clocknet].
Représentant dans l'UE : [TO CONFIRM: si un représentant dans l'UE est nécessaire au titre de l'article 27 du RGPD, et ses coordonnées].